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杭州市龙岩商会档案管理制度
来源：杭州市龙岩商会 |
作者：杭州市龙岩商会 |
时间：2019年01月10日
一、归档范围：
1、商会的营业执照。
2、凡是反映商会活动的章程、管理制度、会员情况、规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事情况、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录均属归档范围。
（1）纸质文档
A、杭州市龙岩商会设立、变更的申请、审批、登记以及终止等方面的文件材料；
B、理事会、监事会形成的文件材料；
C、财务、会计及其管理方面的单据、文件材料；
D、仪器、设备方面的文件材料；
E、教育培训方面的文件材料；
F、信息、情报方面的文件材料；
G、其他具有利用和保存价值的文件材料；
H、以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结。
（2）声像资料：
A、照片档案：新闻、科技、艺术照片，由原、翻版底片、照片、文字说明构成；
B、影片档案：原版底片、拷贝及文字说明；
C、录音档案：唱片、录音带；
D、录像档案：政治、经济、科技、文娱、广告活动。
二、档案管理：
1、档案管理由秘书处指定办公室专职工作人员负责，保证商会的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
2、商会档案实行集中与分散管理相结合的办法进行管理。由秘书处安排商会办公室设立档案柜负责主体档案的管理，并对财务档案、会刊档案管理工作进行督促和指导。
3、根据有关档案法规规定的精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向商会档案部门移交保管。
三、资料的收集与整理：
1、建立健全归档制度，档案管理员根据有关文书、立卷归档管理制度实施档案归档整理，对处理完毕或批存的文件材料，由档案管理员集中统一保管。
2、归档资料实行“季度收集整理”和“年度归档立卷”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月为季度收集整理期，每年二月份为档案资料归档立卷期。
3、在档案资料收集整理和归档立卷期，由档案管理员分别向各部门收集应该归档的原始资料，各部门应积极支持配合。
4、凡涉及商会机密的文件必须按规定另外归档存放。
5、档案管理员根据有关文书、立卷归档管理制度实施档案归档整理。
四、资料的分类与归档：
1、公文承办人员应及时将办理完毕或经领导批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交归档。
2、档案管理员应及时将已归档的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。
3、案卷质量总体要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
4、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。卷内文件材料应区别不同情形进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
5、卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角打印页号。
五、档案的借阅规定：
1、商会成员借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续，并填写档案借阅申请表。
2、商会部门成员因工作需要，需借阅机密或重要档案的，由本人提出申请，提交本部门部长签字，然后提交秘书处审核，经会长签批方可借阅。
3、凡需使用档案者，均须填写档案调阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅，案卷原则上在商会办公室或档案室阅览，借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，未经允许不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、翻印、抄录、转借或损毁。
4、外单位借阅档案，应持有单位介绍信，由秘书处审核，经会长签批后方可借阅，且不得带离商会办公室。
5、档案利用方式有：查阅档案原件、提供复印件、提供索引资料。
6、借阅档案交还时，档案管理员须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
7、政府有关部门依法执行公务，需要查阅商会档案，商会应予以配合、协助。
六、档案的销毁：
1、任何个人或部门未经允许不得销毁档案资料。
2、档案到了销毁期，由档案管理员进行清理，写出书面销毁报告报理事会批准后执行。
3、经批准同意销毁的档案，档案管理员须认真核对，将批准的档案资料销毁审批报告和将要销毁的档案资料做好登记并归档。销毁登记表永久保存。
4、在销毁档案资料时，必须由监事会成员监督销毁并在销毁登记表上签字。
5、商会终止、解散时，档案应移交主管部门或当地国家档案馆。
6、采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。
七、制度执行：
本制度自第一届（二次）常委会扩大会议通过后执行。本制度授权秘书处负责解释。
1、商会的营业执照。
2、凡是反映商会活动的章程、管理制度、会员情况、规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事情况、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录均属归档范围。
（1）纸质文档
A、杭州市龙岩商会设立、变更的申请、审批、登记以及终止等方面的文件材料；
B、理事会、监事会形成的文件材料；
C、财务、会计及其管理方面的单据、文件材料；
D、仪器、设备方面的文件材料；
E、教育培训方面的文件材料；
F、信息、情报方面的文件材料；
G、其他具有利用和保存价值的文件材料；
H、以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结。
（2）声像资料：
A、照片档案：新闻、科技、艺术照片，由原、翻版底片、照片、文字说明构成；
B、影片档案：原版底片、拷贝及文字说明；
C、录音档案：唱片、录音带；
D、录像档案：政治、经济、科技、文娱、广告活动。
二、档案管理：
1、档案管理由秘书处指定办公室专职工作人员负责，保证商会的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
2、商会档案实行集中与分散管理相结合的办法进行管理。由秘书处安排商会办公室设立档案柜负责主体档案的管理，并对财务档案、会刊档案管理工作进行督促和指导。
3、根据有关档案法规规定的精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向商会档案部门移交保管。
三、资料的收集与整理：
1、建立健全归档制度，档案管理员根据有关文书、立卷归档管理制度实施档案归档整理，对处理完毕或批存的文件材料，由档案管理员集中统一保管。
2、归档资料实行“季度收集整理”和“年度归档立卷”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月为季度收集整理期，每年二月份为档案资料归档立卷期。
3、在档案资料收集整理和归档立卷期，由档案管理员分别向各部门收集应该归档的原始资料，各部门应积极支持配合。
4、凡涉及商会机密的文件必须按规定另外归档存放。
5、档案管理员根据有关文书、立卷归档管理制度实施档案归档整理。
四、资料的分类与归档：
1、公文承办人员应及时将办理完毕或经领导批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交归档。
2、档案管理员应及时将已归档的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。
3、案卷质量总体要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
4、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。卷内文件材料应区别不同情形进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
5、卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角打印页号。
五、档案的借阅规定：
1、商会成员借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续，并填写档案借阅申请表。
2、商会部门成员因工作需要，需借阅机密或重要档案的，由本人提出申请，提交本部门部长签字，然后提交秘书处审核，经会长签批方可借阅。
3、凡需使用档案者，均须填写档案调阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅，案卷原则上在商会办公室或档案室阅览，借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，未经允许不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、翻印、抄录、转借或损毁。
4、外单位借阅档案，应持有单位介绍信，由秘书处审核，经会长签批后方可借阅，且不得带离商会办公室。
5、档案利用方式有：查阅档案原件、提供复印件、提供索引资料。
6、借阅档案交还时，档案管理员须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
7、政府有关部门依法执行公务，需要查阅商会档案，商会应予以配合、协助。
六、档案的销毁：
1、任何个人或部门未经允许不得销毁档案资料。
2、档案到了销毁期，由档案管理员进行清理，写出书面销毁报告报理事会批准后执行。
3、经批准同意销毁的档案，档案管理员须认真核对，将批准的档案资料销毁审批报告和将要销毁的档案资料做好登记并归档。销毁登记表永久保存。
4、在销毁档案资料时，必须由监事会成员监督销毁并在销毁登记表上签字。
5、商会终止、解散时，档案应移交主管部门或当地国家档案馆。
6、采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。
七、制度执行：
本制度自第一届（二次）常委会扩大会议通过后执行。本制度授权秘书处负责解释。
杭州市龙岩商会
2018年 11 月13 日
